De directe SharePoint integratie voor het documentbeheer

Alle producten van CRMconnectors bieden een directe integratie met Microsoft SharePoint 2007 en 2010 voor het archiveren en voor het documentbeheer. Hierdoor kunnen documenten direct vanuit het CRM/ERP informatiesysteem of Microsoft Word worden gecreëerd en opgeslagen in SharePoint.

De SharePoint Connector stelt de organisatie in staat automatisch sites te genereren aan de hand van een sjabloon en vooraf ingestelde regels, definities en coderingen voor het documentbeheer. De (gecreëerde) documenten worden automatisch in de SharePoint sites gearchiveerd, ook bij een printopdracht of e-mail. De SharePoint Connector archiveert natuurlijk centraal, maar kan het document wel op verschillende plekken tonen in de werkomgeving.

Hoewel WordConnect met tal van verschillende archiveringsystemen kan worden geïntegreerd, geeft CRMconnectors de voorkeur aan Microsoft SharePoint 2010 voor het documentbeheer. Het informatieplatform biedt tal van mogelijkheden om informatie (documenten) te delen en is eenvoudig in het gebruik en onderhoud. 

• Informatie kan eenvoudig worden gearchiveerd en gedeeld per site, ingericht naar bijvoorbeeld project, dossier of relatie.
• Versiebeheer en het in- en uitchecken van de documenten, voorkomt dubbel werk en het verlies van werk.
• Door de rechten en rollen kunnen gebruikers worden afgeschermd voor bepaalde onderdelen in de SharePoint omgeving.
• Documenten kunnen aan de hand van meta data worden geïndexeerd, zodat ze snel en eenvoudig terug gevonden kunnen worden.

• Direct vanuit bijvoorbeeld Microsoft CRM wordt WordConnect opgestart. Door de CRM Connector kunnen de in Microsoft CRM gemaakte selecties gebruikt worden om de sjabloon te vullen. Bijvoorbeeld de Marketinglijsten, campagnes, relaties of projecten.
• Selecteer de gewenste sjabloon en het document wordt automatisch gecreëerd. Door de rechten en rollen worden alleen de voor de gebruiker relevante sjablonen getoond.
• Bewerk eventueel het resultaat.
• Zodra er op de opslagknop wordt geklikt, wordt het document gearchiveerd in SharePoint en verstuurd (print, email). Dit kan als Word of PDF document.