Waarom een Document Management Systeem?

Er zijn tal van verschillende redenen waarom een organisatie ervoor heeft gekozen een Document Management Systeem te implementeren. Hieronder hebben wij er een aantal opgesomd.

• Ruimtebesparing. Fysieke opslag van documenten is duurder.
• Efficiëntieverbetering. Makkelijk en snel documenten creëren, archiveren en zoeken.
• Voorkomen van dubbele invoer. Verschillende versies, dubbele opslag van documenten en dubbel werk. 
• Meer flexibiliteit. Beperkt toegang tot en met de mogelijkheid complete bedrijfsadministraties mee te nemen.
• Klantgerichtheid. Snel en foutloos werken.
• Automatische dossiervorming. Automatische opslag van gecreëerde documenten, gebruiksvriendelijke scanfunctionaliteiten en e-mailintegratie.
• Kostenbesparing. Lagere print-, kopieer- en archiveringskosten.
• Veiligheid & Beveiliging. Back-up, autorisatie op verschillende niveaus, rechten en rollen gekoppeld aan de gebruikers. 

• Ondersteuning van de werkprocessen. Documenten moeten voor iedereen, overal en altijd beschikbaar zijn.
• Bindingsmiddel tussen processen. Efficiënt en gecontroleerd werken door afspraken vast te leggen in officiële documenten (bijv. Offerte en garantieverklaring) en te controleren aan de hand van rapporten en lijsten (bijv. projectstaat en vakantierooster).
• Ketenintegratie van processen & systemen. Digitale informatie kan eenvoudig gebruikt worden in andere processen en systemen.